Öffentlichkeitsarbeit mit wenig Zeit und Personal – So bleiben Musikschulen sichtbar

Leiter:innen freier Musikschulen kommen aus der Musik, nicht aus der Werbung oder dem Marketing. Sie stehen vor der Herausforderung, neben Unterricht, Organisation, Elternkommunikation und Personalführung auch noch Öffentlichkeitsarbeit betreiben zu müssen. Und das oft allein oder mit einem sehr kleinen Team.

Die gute Nachricht: Man muss kein Marketingprofi sein, um erfolgreich sichtbar zu werden. Mit klarem Fokus, realistischen Schritten und ein paar Tricks gelingt es auch mit wenig Zeit.

Hier sind sieben Empfehlungen, wie Sie Öffentlichkeitsarbeit im Alltag umsetzen können:

Vorschlag 1 Verstehen Sie Öffentlichkeitsarbeit als natürliche Aufgabe der Schulleitung

Viele sehen Öffentlichkeitsarbeit als Zusatzaufgabe. Doch sie gehört zur Aufgabe „Schulleitung“ – wie Stundenplanung oder Mitarbeitergespräche.

Tipp: Reservieren Sie jeden Monat ein, zwei Stunden für Öffentlichkeitsarbeit – und behandeln Sie diesen Termin wie eine Unterrichtsstunde: unverrückbar.

Vorschlag 2 Konzentrieren Sie sich auf 2–3 Kanäle – das reicht

Sie müssen nicht überall präsent sein. Wählen Sie Kanäle, die Ihre Zielgruppen erreichen und die Sie regelmäßig bespielen können.

Empfehlung:

1. Website: Pflicht für jede Musikschule. Sie ist Ihr Aushängeschild und wichtigstes Werkzeug der Kundenkommunikation.
2. Instagram und/oder Facebook: Der bunte Marktplatz – hier erreichen Sie Eltern und Schüler:innen mit lebendigen Beiträgen aus dem Schulalltag.
3. Lokalpresse oder Aushänge: Klassische Printmedien schaffen regionale Sichtbarkeit und stärken Ihre Bedeutung für den kommunalen Kulturbetrieb.

Alles andere ist optional.

Vorschlag 3 Arbeiten Sie mit Rubriken – nicht mit Einzelideen

Setzen Sie auf wiederkehrende Formate, so müssen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, was Sie posten könnten.

Beispiele:

• „Impressionen aus dem Unterricht“
• „Lehrkraft des Monats“
• „So unterrichten wir…“
• „Konzertankündigung und Rückblick“

Planen Sie in festen Veröffentlichungsabständen. Ein fester Rhythmus spart Zeit und sorgt für Kontinuität.

Vorschlag 4 Nutzen Sie vorhandenes Material

Fotos von Vorspielen, ein schönes Elternzitat oder eine positive Rückmeldung per Mail – all das eignet sich für Ihre Öffentlichkeitsarbeit.

Tipp: Legen Sie einen digitalen Ordner „ÖA-Material“ an (z. B. in Google Drive oder Dropbox) und sammeln Sie dort:

• Fotos (mit Zustimmung)
• Zitate
• Videos
• Artikel oder Plakate

So starten Sie nie bei null.

Vorschlag 5 Binden Sie andere ein – kreativ und unkompliziert

Auch ohne festes PR-Team können Sie Aufgaben verteilen.

Wer kann was übernehmen?

• Schüler:innen: Fotoideen, Instagram-Beiträge, Videos
• Lehrkräfte: Fotos, Anekdoten, Einblicke in den Unterricht
• FSJler:innen/Praktikant:innen: Social-Media-Planung, Websitepflege
• Ehrenamtliche Eltern/Mitglieder des Fördervereins: Textkorrektur, Pressekontakte, Plakatverteilung

Sie müssen nicht alles selbst machen – aber den Rahmen vorgeben.

Vorschlag 6 Vereinfachen Sie Ihre Abläufe

Je einfacher die Prozesse, desto nachhaltiger die Umsetzung.

Beispiele für Routinen:

• Einmal im Monat: Drei Social-Media-Posts planen
• Alle drei Monate: Eltern-Newsletter verschicken
• Zweimal im Jahr: Beitrag an die Lokalzeitung senden
• Einmal jährlich: Konzertkalender und Jahresrückblick erstellen

Weniger, aber regelmäßig – das ist der Schlüssel.

Vorschlag 7 Bleiben Sie authentisch – das ist Ihre Stärke

Perfekte Werbetexte oder virale Videos sind nicht nötig. Ihre Stärke liegt in der Authentizität: Menschen, Musik, Begegnung. Zeigen Sie Ihren Alltag.

Beispiele für einfache, wirkungsvolle Inhalte:

• Foto eines Schülers mit seinem ersten Instrument
• Zitat einer Lehrkraft über die Freude am Unterrichten
• Kurzer Clip eines Ensembles bei der Probe
• Blick hinter die Kulissen eines Konzerts

Das wirkt nahbar und menschlich.

Sichtbarkeit ist machbar – auch ohne Marketingteam

Mit einem festen Zeitfenster, einem kleinen Redaktionsteam, zwei bis drei verlässlich gepflegten Kanälen und einem einfachen Plan gelingt Öffentlichkeitsarbeit auch kleinen Musikschulen.

Sie müssen kein Profi sein – aber Sie müssen am Ball bleiben. Der Rest entwickelt sich.

Beispiele aus der Praxis

In der Folge 16 unseres Podcasts Gruppenstunde erzählt Musikschulleiter Bodo Wolff von der Öffentlichkeitsarbeit seiner Musikschule.

In kommenden Artikeln werden wir weitere Praxisbeispiele zu dem Thema veröffentlichen.

Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilten. Schreiben Sie uns einen Kommentar.