Start Recht So verlieren Sie kein Geld: Richtig mahnen

So verlieren Sie kein Geld: Richtig mahnen

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Foto: Adobe Stock

Offene Forderungen sind lästig: Kunden, die nicht zahlen, können die eigene Firma durchaus in Bedrängnis bringen. Da ist es wichtig, dass Sie richtig, rechtssicher und vor allem wirksam mahnen.
Musikschule intern zeigt Ihnen die wichtigsten Punkte, auf die Sie achten müssen, um nicht unnötig Geld zu verlieren.

Tipp 1: Fälligkeit definieren

Rechnungen, auf denen kein explizites Fälligkeitsdatum genannt wird, sind sofort fällig. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine Formulierung wie „Diese Rechnung wird 14 Tage nach Erhalt fällig“ oder „zahlbar innerhalb von 8 Tagen“ oder „Bitte überweisen Sie bis zum xx. auf unser Konto“ zu verzichten. Besonders schwammig ist die erste Beispiel-Formulierung: „14 Tage nach Erhalt“. Soll das heißen am 14. oder am 15. Tag? Und wann genau hat der Kunde die Rechnung erhalten? Die Post garantiert zwar, dass die meisten Briefe innerhalb Deutschlands am nächsten Tag ankommen, aber hundertprozentig darauf verlassen sollten Sie sich nicht. Das genaue Datum der Fälligkeit ist insbesondere dann wichtig, wenn es um Fristenberechnungen geht. Daher empfehlen wir ganz klar: Geben Sie keine explizite Fälligkeit an.

Tipp 2: Kunden in Verzug setzen

Die Fälligkeit allein hilft überhaupt nichts, wenn der Kunde noch nicht in Verzug gesetzt ist. Verzug ist möglich, sobald die Rechnung fällig ist. Wichtig dabei ist, dass der Kunde davon in Kenntnis gesetzt wird, dass er in Verzug ist. Am einfachsten machen Sie das mit einer schriftlichen Mahnung, in der Sie den Kunden in beliebiger Freundlichkeit darauf hinweisen, dass die Rechnung bis zu einem bestimmten Datum bezahlt werden muss. Das Datum muss dabei konkret benannt werden und darf nicht schwammig formuliert sein. Erst ab diesem Datum befindet sich der Kunde im Verzug. Für die eventuell später anfallende Zinsberechnung ist dieses Datum daher äußerst wichtig.

Ein konkretes Datum für den Verzug zu setzen ist übrigens nicht immer erforderlich: Im §286 BGB ist geregelt, dass ein Schuldner nach 30 Tagen „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ in Verzug gerät, sofern er darauf hingewiesen wurde.

Tipp 3: Mahnung richtig formulieren

Es ist wichtig, dass folgende Informationen in einer Mahnung enthalten sind:

  • das Datum der Mahnung
  • die konkrete Rechnungsnummer (und Rechnungsdatum), auf die sich diese Mahnung bezieht
  • das Datum, bis zu dem der Betrag bezahlt werden muss
  • eine Ankündigung der Maßnahmen, die erfolgen, wenn der Betrag nicht bis zum geforderten Termin beglichen wird (Inkasso, Rechtsanwalt oder Mahnbescheid). Am wirksamsten ist die Androhung eines Mahnbescheids.

Tipp 4: Schriftlich mahnen

Die beste Mahnung bringt nichts, wenn der Kunde bestreitet, sie erhalten zu haben. Daher ist es auf jeden Fall sinnvoll, eine Mahnung schriftlich zu verschicken. Am besten natürlich per Einschreiben, um im Streitfall belegen zu können, dass die Rechnung angemahnt worden ist. E-Mails sind zwar grundsätzlich auch zulässig, allerdings könnte auch hier der Gegner jederzeit bestreiten, die E-Mail jemals empfangen zu haben.

Auch mündliche Mahnungen sind prinzipiell zulässig, diese sollten allerdings im Beisein eines Zeugen ausgesprochen werden und für Beweiszwecke mitgeschnitten werden, womit der Angemahnte allerdings einverstanden sein muss.

Tipp 5: Nicht lange zögern

Es ist nicht erforderlich, dass Sie mehrfach mahnen. Eine einzige Mahnung genügt bereits, um gegebenenfalls weitere Maßnahmen einzuleiten. Dabei gilt das Gebot der Kostensensitivität. Wenn Sie bereits mehrfach gemahnt haben, ist das Einschalten eines Inkasso-Dienstes nicht unbedingt erfolgversprechend. Außerdem führen Inkasso-Unternehmen in der Regel dazu, dass unnötig Gebühren anfallen. So kann aus einer 30 Euro Rechnung mit Hilfe eines Inkasso-Unternehmens schon einmal eine 200 Euro Forderung werden, ohne dass ein Geldeingang erfolgt. Geben Sie die Mahnung also entweder gleich an einen Rechtsanwalt weiter oder erlassen Sie einen Mahnbescheid. Das können Sie relativ unkompliziert selbst online erledigen unter https://www.online-mahnantrag.de.

Tipp 6: Keine zu hohen Mahngebühren

Viele Gläubiger setzen viel zu hohe Mahngebühren an. Dabei hat die deutsche Rechtssprechung mittlerweile relativ klar festgelegt, dass Mahngebühren nur dem tatsächlichen Aufwand entsprechen und nicht unangemessen hoch sein dürfen. Eine Mahngebühr in Höhe von etwa 2,50 Euro bis maximal 10 Euro pro Mahnstufe inclusive Porto-Auslagen sehen die deutschen Gerichte als angemessen an, höhere Mahngebühren können vom Kunden gestrichen werden.

Die Mahngebühren entsprechen nämlich den Kosten für Porto, Papier, Kuvert und den Druck-Vorgang. Nicht in den Mahngebühren enthalten sein dürfen die Personalkosten für das Erstellen, Eintüten und Verschicken der Mahnung.

Tipp 7: Verzugszinsen berechnen

Auch Verzugszinsen sind vom Gesetzgeber festgelegt. Bei Forderungen gegen Privatkunden können Sie bis zu 5% über dem Basiszinssatz (der derzeit ohnehin bei etwa Null liegt) geltend machen. Für die Berechnung der Verzugszinsen ist das unter Tipp 2 festgesetzte Verzugsdatum maßgeblich, davor dürfen Sie keine Zinsen geltend machen. Die Berechnung kann über diverse Online-Rechner, die man im Internet findet, bequem ermittelt werden.

 

Dieser Artikel ist eine unverbindliche juristische Einschätzung nach sorgfältiger Recherchearbeit und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die rechtsverbindliche Beantwortung Ihrer Fragen wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt.
Erratum: In einer früheren Version dieses Artikels wurde fälschlicherweise auf den Paragraph 268 BGB Bezug genommen, korrekt hingegen ist der Paragraph 286 BGB. Auch wurde in dieser früheren Version unvollständigerweise geschrieben, der Verzug trete spätestens nach 30 Tagen ein; korrekterweise muss es heißen, der Verzug tritt spätestens nach 30 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung ein, sofern der Kunde darauf hingewiesen worden ist.

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