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Buchhaltung in der Musikschule – Mehr als eine Belegsammlung im Schuhkarton

Das Thema Buchhaltung spaltet Selbständige und Geschäftsinhaber: Entweder man liebt sie oder man hasst sie. Letztendlich kommt an dem Thema aber niemand vorbei.

Die Buchführung ist der Grundstock einer jeden Musikschule – wobei die Größe dabei völlig belanglos ist. Sobald man mit der Musikschule öffentlich in Erscheinung tritt, gelten die steuerrechtlichen Regeln. Von den gesetzlichen Vorschriften mal ganz abgesehen, kann die Buchführung die Glaskugel ersetzen, die jeder gerne auf seinem Schreibtisch hätte. Die Entwicklung einer Musikschule spiegelt sich genau hier. Die Voraussetzung dafür, dass auf Veränderungen schnell reagiert werden kann, ist der regelmäßige Blick auf die Zahlen. Damit dieser möglich ist, gibt es ein paar Dinge zu beachten.

Mit welcher Rechtsform wird die Musikschule geführt?

Wenn die Musikschule als Einzelunternehmen geführt wird, ist eine Steuerkanzlei nicht zwingend erforderlich. Wird die Musikschule in Form einer juristischen Person geführt, beispielsweise als GmbH, so ist spätestens für die Erstellung der jährlichen Bilanz eine Steuerkanzlei empfehlenswert. Sofern das Unternehmen in die Kategorie „Kleine Kapitalgesellschaft“ gemäß §267 HGB fällt, besteht keine gesetzliche Verpflichtung für die Beauftragung einer Steuerkanzlei: Dazu müsste eine Musikschule erst eine Bilanzsumme von mehr als 6 Millionen Euro und ein Umsatzerlös von mehr als 12 Millionen Euro Umsatzerlös überschreiten.

Sind buchhalterische Grundkenntnisse vorhanden?

Jeder Musikschulleiter sollte sich die Frage stellen, ob er oder sie über ein buchhalterisches Grundwissen verfügt. Gerade für kleine Musikschulen stehen viele Angebote von browserbasierter Software für die Buchführung zur Verfügung. Es handelt sich dabei in der Regel um webbasierte Anwendungen, die sehr einfach funktionieren und mobiles Arbeiten ermöglichen. Eine steuerfachliche Ausbildung ist dafür nicht erforderlich ist. Die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen sowie die jährliche Einnahmenüberschussrechnung werden über diese Systeme online an das Finanzamt übermittelt.

Auch für Musikschulen die als Kapitalgesellschaft geführt werden, kann der Betreiber die Buchführung selbst erledigen. Wenn für die Buchführung die Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 genügen, kann man auch hier auf die Angebote der vorgenannten Onlineplattformen zurückgreifen. Benötigt die Musikschule etwas mehr Kontenvielfalt, beispielsweise bei gemeinnützigen Unternehmen, ist der Griff zu einer Finanzsoftware erforderlich. Diese Softwareangebote setzen jedoch eine gewisse buchhalterische Grundkenntnis voraus. Daher sollten einem Begriffe wie Soll-/Haben-Buchung, Buchung „Anlagevermögen“ usw. vertraut sein.

Bei beiden Systemvarianten kann der digitale Datenaustausch mit dem Steuerberater beispielsweise über eine DATEV-Schnittstelle erfolgen. Sie sparen so das hin- und hertragen von Belegen und schonen aufgrund des papierlosen Arbeitens auch die Umwelt.

Zeitliche und personelle Kapazitäten für die Buchführung

Für jede Aufgabe in einer Musikschule muss es erforderliche Kapazitäten geben. Als Soloselbständiger oder Einzelunternehmer ohne personelle Unterstützung im Büro, ist der Weg zur Steuerkanzlei schon fast unumgänglich. Natürlich ist das auch immer eine Kostenfrage. Man darf bei der Überlegung jedoch nicht vergessen, dass auch die eigene Arbeitszeit Geld kostet. Wenn man die Musikschule alleine führt, sollte die Konzentration auf den wesentlichen Aufgaben liegen und die zur Verfügung stehenden zeitlichen Kapazitäten für die alltägliche Musikschularbeit eingesetzt werden. Hat die Musikschule eine Größe, die den Einsatz von Personal in der Verwaltung ermöglicht, kann man über die eigene Buchführung realistischer nachdenken. Es stehen dann personelle Kapazitäten zur Verfügung, um die ein oder andere Aufgabe delegieren zu können.

Welche Eigenleistung fällt an, wenn eine Steuerkanzlei die Buchhaltung übernimmt?

Wer glaubt, von jeglicher Arbeit bereit zu sein, sobald eine Steuerkanzlei beauftragt ist, unterliegt einem Trugschluss. Natürlich reduziert das den eigenen Aufwand ganz erheblich, aber die Sammlung von Belegen in einem Schuhkarton ist auf keinen Fall die Lösung.

Zunächst ist zu klären, wofür die Ein- und Ausgaben sind. Der Steuerberater ist betriebsfremd und hat im schlimmsten Fall keine Vorstellung, wie die Musikschule funktioniert. Dieser Aspekt ist bei der Vorbereitung der Belege zu beachten.

Gehen wir mal davon aus, dass der Steuerkanzlei die Belege noch in Papierform erhält. Grundsätzlich kann eine von zwei Arten der Versteuerung verwendet werden: Bei der Ist-Versteuerung entsteht der Aufwand und Erlös mit der Zahlung. Hier ist es ratsam, die Ein- und Ausgangsrechnungen den Kontoauszügen zuzuordnen. Wird eine Soll-Versteuerung verwendet, bei der Aufwand und Erlös mit dem Erhalt einer Rechnung entsteht, so werden sämtliche Belege, beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, getrennt sortiert.

Wichtig bei beiden Sortiervarianten ist, Vermerke auf den Rechnungen und/oder Kontoauszügen zu machen. So kann der Steuerberater Zusammenhänge verstehen und die korrekte Kontenzuordnung vornehmen. Denn jeder Anruf oder jede Rückfrage steht letztendlich auf der Rechnung, die man vom Steuerberater erhält.

Einfacher wird das Ganze, wenn man sich für den digitalen Datenaustausch entscheidet. Sei es durch die Software, in der man die Buchführung selbst vornehmen kann, oder durch ein Tool, welches den Datenaustausch mit der Steuerkanzlei ermöglicht. Belege und Buchungen werden online hochgeladen; der Steuerberater kann diese dann abrufen.

Bevor eine Entscheidung über eine geeignete Software getroffen wird, sollte man mit der Steuerkanzlei in Kontakt treten, um die möglichen Plattformen abzuklären. Diese ist letztendlich dafür ausschlaggebend, welche Software für die Zusammenarbeit kompatibel ist. Dazu kommt noch, dass in der Regel die Steuerkanzlei den Mandantenzugang beim entsprechenden Anbieter beantragt.

Ein Tipp: Vermerke auf Ein- und Ausgangsrechnungen können direkt im PDF-Dokument vorgenommen werden, sodass auch hier die entsprechende Information übermittelt werden kann.

Fazit:

In welcher Form die Buchhaltung im Unternehmen erledigt wird, ist von verschiedenen Kriterien abhängig. Verbleibt sie in der Musikschule, so hat man jederzeit Zugriff auf die aktuellen Zahlen, muss dafür aber auch zeitliche und personelle Ressourcen schaffen. Entscheidet man sich für die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei, so ist der finanzielle Aufwand größer, man hat jedoch auch professionelle Unterstützung. Aber auch dieser finanzielle Aufwand lässt sich durch die ein oder andere Stellschraube optimieren, sofern man der digitalen Welt offen gegenüber steht. Gleich für welche Variante sich Musikschulleiter entscheiden: Man sollte sich vom Schuhkarton mit der Aufschrift „Belege“ schnellstmöglich trennen.

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Andrea Kuchenbuch ist geschäftsführende Gesellschafterin der Marios Musikschule in Bonn und bekleidet im Bundesverband der Freien Musikschulen e.V. (bdfm) das Amt des Vorstand Finanzen. Darüber hinaus ist sie als Beraterin für Musikschulleiter tätig und gibt Seminare zum Thema Musikschulorganisation.

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